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Perfekt organisiert mit dem eigenen Kalender

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Das erste Mal habe ich mir meinen eigenen Kalender vor drei Jahren erstellt, für das Jahr 2016. Inspiriert wurde ich dazu von Ellathebee, die sich damals noch ihren eigenen Kalender aus einem Moleskin gebastelt hat. Alles organisiert, nichts mehr vergessen, endlich alles erledigt bekommen; das klang einfach wunderbar!

 

Zu diesem Zeitpunkt hatte ich mein Studium mehr schlecht als recht abgeschlossen. Rückblickend betrachtet lag das hauptsächlich an schlechter Organisation, einem fehlenden Tagesrythmus und mangelnden guten Gewohnheiten. Jetzt sollte ich mein Referendariat absolvieren und ich war fest entschlossen, diesmal mit einer besseren Note abzuschließen.

 

Ein gutes Organisationssystem war dabei für mich der erste Schritt in die richtige Richtung. Ich begann, mir große Ziele zu setzen und sie in kleinere zu unterteilen. So klein, dass sie in einzelne Tage passten und ich Schritt für Schritt vorgehen konnte. Wenn ich nur verlässlich daran erinnert wurde.

 

Warum ein selbst gestalteter Kalender

Ich wusste, dass ich genug hatte von meiner unübersichtlichen Zettelwirtschaft. Ich wollte alles an einem Ort haben. Ich brauchte Monats- und Tagesübersichten, aber auch einzelne Seiten für verschiedenste Notizen. Es sollte klassisch und schlicht sein, aber trotzdem nicht aus Umrechnungstabellen und Telefonlisten bestehen. Ich merkte schnell, dass die herkömmlichen Kalender, die man auf dem Markt erwerben konnte, nicht zu meinen Vorstellungen passten.

 

Nächste Möglichkeit: Ein Bullet Journal. So viele sind davon begeistert, lieben die Freiheit, die man dabei hat. Wie sehr man seine Kreativität ausleben kann. Das Problem für mich: Viel zu viel Arbeit. Jede Woche das ganze Interface neu ziehen, die Uhrzeiten eintragen, alles neu schreiben. Dafür hat man als Jurist einfach keine Zeit; zumindest nicht mit den Vorstellungen an einen Kalender, die ich damals hatte. Also fiel auch das Bullet Journal weg.

 

Was meinen Vorstellungen immer noch am nächsten kam, war ein Filofax. Er ist unglaublich flexibel: Man kann sein System immer wieder anpassen und abändern. Er ist aber nicht so arbeits- und zeitaufwändig wie ein Bullet Journal. Warum ich mich letztlich doch gegen einen Filofax entschieden habe? Zwei Gründe: Erstens ist er mir einfach viel zu klobig. Der Einband ist natürlich super praktisch. Das gilt insbesondere, wenn man ihn über mehrere Jahre benutzen will. Aber so ein Teil die ganze Zeit mit mir rumtragen? In meine Tasche packen? Das hätte ich wahrscheinlich öfter gelassen als gemacht und damit hat er auch wieder nicht seinen Zweck erfüllt. Zweiter Grund: Mensch, sind die Teile teuer! Zwischen 25 und fast 50 Euro für für den Einband und die Kalendereinlagen? Und dann habe ich noch nicht mal das, was mich wirklich am Filofax interessiert? Nein, danke.

 

Meine Lösung: Ich gestalte mir einfach meinen Kalender selbst. Dann habe ich alles drin, was und wie ich es persönlich haben will und muss nicht noch herumbasteln. Das habe ich übrigens vollkommen unprofessionell als Word-Dokument gemacht (Hast du Ideen, mit welchem Programm das besser ginge? Schreib es in die Kommentare). Tabellen, Überschriften und Pläne habe ich genauso angeordnet, wie es für mich passte. Dann einfach bei einer Online-Druckerei eingereicht und ein paar Tage später hatte ich meinen neuen Lieblingsbegleiter vor mir auf dem Tisch liegen.

  

 

Und tatsächlich: Als ich begann, mit ihm zu arbeiten, hieß es: Tschüss Prokrastination, Hallo neues Leben

 

Dein ganz persönlicher Kalender

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Welches System für dich am besten passt, musst du letztlich selbst herausfinden. Ein Bullet Journat ist zum Beispiel sicher wesentlich besser geeignet, wenn du nur Monats- oder Wochenübersichten brauchst. Mit eine Filofax kannst du vielleicht mehr anfangen, wenn du deinen Kalender nicht immer bei dir haben musst.

 

Wenn du allerdings wie ich mit keinem der käuflich zu erwerbenden Möglichkeiten zufrieden bist, solltest du auch darüber nachdenken, deinen eigenen Kalender zu erstellen. Das ist ganz einfach in 5 Schritten zu erreichen:

  1. Beobachte dein Organisationsverhalten: Brauchst du Tagesübersichten, weil du täglich feste Termin (z.B. Vorlesungen) hast oder dir selbst welche setzt? Oder genügen dir Wochen- oder sogar Monatsübersichten, weil du wenig Termine mit fester Uhrzeit hast?
  2. Was möchtest du zusätzlich zu deiner Kalenderübersicht noch in deinem Planer haben? Offene Seiten für alle möglichen Notizen, Rezeptideen, eine Finanzplanung? Schreib alles auf, woran du Interesse haben könntest
  3. Jetzt geht es ans Sortieren und Zusammensetzen. Möchtest du alles, was du dir aufgeschrieben hast, wirklich im Kalender haben? Welche Reihenfolge ist dir wichtig? Möchtest du besondere Seiten ganz vorne oder hinten haben, um schnell Zugriff darauf zu haben? Ordne deine Seiten so an, wie es für dich am besten passt.
  4. Erstelle deine Kalenderübersichten. Wie sollen deine Tages-, Wochen- oder Monatsübersichten aussehen? Brauchst du irgendwo extra Platz für bestimmte Bereiche deines Lebens?
  5. Wandle dein Dokument in ein PDF um und gib es zum Druck. Die Kosten belaufen sich hier – abhängig von der Anzahl der zu druckenden Seiten – auf ungefähr 25 Euro plus Versand.

Jetzt musst du nur noch darauf warten, dass dir dein druckfrischer persönlicher Kalender zugesandt wird. Und schon kannst du damit loslegen, dein Leben wieder in die Richtung zu lenken, in die du dich wirklich bewegen willst.

 

Inspiration: Mein Kalender

Sicher fragst du dich jetzt, was ich so Außergewöhnliches in meinem Kalender habe, dass ich ihn nicht auch einfach hätte kaufen können. Die einzelnen Elemente sind sicherlich nicht sehr besonders. Aber glaub mir: Alles zusammen zu finden, das hat sich wirklich als nahezu unmöglich herausgestellt.

 

 

Die einzelnen Elemente

Aber jetzt ans Eingemachte. Mein Kalender enthält diese Elemente in folgender Reihenfolge:

  • Jahresziele
  • To Do
  • You can do it in 5 minutes
  • Ausgaben
  • Jahresputzplan und Routinen
  • Rezeptideen
  • Reisen 
  • Unternehmungen
  • Wunschliste
  • Geschenkideen
  • Monatsübersichten
  • Wochenziele
  • Tagesübersichten
  • Notizen
  • Projekte

 

Die kursiv gedruckten Elemente habe ich jeweils laminiert. Das ermöglicht mir, die darauf geklebten Zettel immer wieder auszutauschen, wenn die voll sind oder zu unübersichtlich werden. Die normal gedruckten Elemente sind hingegen entweder schon fertige Listen (z.B. Rezeptideen) oder einmalig auszufüllen.

 

Jahresziele

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Da ich einen Fünfjahresplan habe, den ich jedes Jahr überarbeite, setze ich mir auch zum Ende jeden Jahres neue Ziele für das kommende Jahr. Nachdem ich in mich gegangen und meine Ziele gefunden habe, schreibe ich sie auf diese Seite. Damit schaue im immer mal wieder drüber und werde daran erinnert, wo ich Ende des Jahres sein will.

 

To Do

Laminiert

Hier kommen meine "großen" ToDos auf eine Liste, die ich bei meiner Monatsplanung durchgehe. Dabei streiche ich weg, was schon erledigt ist und sortiere die ToDos, die anstehen, in meine Planung ein. Außerdem schaue ich auf diese Liste, wenn ich mal schneller mit etwas fertig geworden bin als geplant. 

 

You can do it in 5 minutes

Laminiert

Auf diese Liste kommen all die "kleinen" Dinge, die ich zu erledigen habe. Wenn ich genug gesammelt habe, blockiere ich mir in meiner Tagesplanung mal eine halbe Stunde nur für diese 5-Minuten-Tasks.Der Sinn dahinter? Ich habe festgestellt, dass mich diese Kleinigkeiten wesentlich länger aufhalten, wenn ich sie einzeln erledige. Seit ich sie bündel, bekomme ich in viel kürzerer Zeit wesentlich mehr hin.

 

Ausgaben

Laminiert

Ich führe ein Haushaltsbuch, in das ich alle Ein- und Ausgaben eintrage – seien sie auch noch so klein. Beim Bäcker, dem Markt oder in einer Bar bekommt man allerdings in der Regel keinen Kassenzettel und ich frage auch nicht danach. Damit ich trotzdem nicht vergesse, was ich ausgegeben habe (insbesondere bei letzterem relevant), schreibe ich meine Ausgaben einfach direkt auf diese Liste und übertrage sie dann später in mein Haushaltsbuch.

 

Jahresputzplan und Routinen

Auf dieser Seite habe ich eine "Jahresputzplan". Ich habe gemerkt, dass ich gerade Putzen ganz besonders gerne vor mir her schiebe. Ein Jahresputzplan hilft mir, die wichtigsten Dinge wenigstens einigermaßen regelmäßig zu machen. Hier habe ich eingetragen, in welchen Monaten ich Fenster putzen, den Wasserkocher entkalken oder das Gefrierfach abtauen muss.

 

Rezeptideen

Falls du es noch nicht gemerkt hast: Ich habe ein Hirn wie ein Sieb. Konsequenz: Ich muss mir alles aufschreiben. Das gilt auch für sämtliche leckeren Rezeptideen. Wenn ich also gerade mal wieder etwas besonders Leckeres gegessen habe, kommt es in einigen Stichworten auf diese Liste. Für die Momente, in denen ich einfach nicht weiß, was es nächste Woche geben soll.

 

Reisen

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Laminiert

Ich reise leidenschaftlich gerne und auch für dieses Jahr sind schon wieder zwei Reisen geplant. Im April geht es zwei Wochen nach England, im Sommer vier Wochen nach Norwegen. Auf diese zwei Seiten kommen Ideen für eine Route, Dinge, die ich noch nachschauen oder besorgen muss und Leute, die ich auf meiner Reise besuchen will.

 

Unternehmungen

Laminiert

Bei Unternehmungen habe ich dasselbe Problem wie bei den Rezepten: Immer wenn man gerade ausnahmsweise mal Zeit hat und dringend eine Idee bräuchte, fällt mir absolut nichts Sinnvolles ein, das man unternehmen könnte. Deswegen kommen hier die Orte drauf, die ich gerne mal besuchen und die Dinge, die ich gerne mal unternehmen würde.

 

Wunschliste

Laminiert

Wie gesagt Hirn = Sieb. Wobei, dieses Problem haben gefühlt einige Menschen. Weihnachten, Geburtstag und Ostern kommen nun mal jedes Jahr wieder und damit zwangsläufig auch die Frage, was man sich denn wünsche. Die klassische Antwort: Weiß ich nicht. Seit ich meine Wunschliste habe und immer alles eintrage, was schön wäre, was ich mir aber nicht selbst gönne, habe ich dieses Problem zum Glück nur noch selten.

 

Geschenkideen

Das Ganze funktioniert natürlich auch andersrum. Wenn ich früher auf einen Geburtstag zusteuerte, zermarterte ich mir immer das Gehirn, was ich bloß Schönes und Kreatives schenken könnte. Und am Ende war es dann doch wieder nur ein nichtssagender Gutschein. Und das, obwohl ich meinem Gegenüber doch so gerne eine Freude machen wollte. Heute genügt oft ein Blick in meinen Planer und ich stolpere über die eine Aussage, die er mal gemacht hat oder die eine Idee, die ich in einem lichten Augenblick mal hatte.

 

Monatsübersichten

Nun kommen wir zum eigentlichen Teil: dem Kalender. Ich beginne mit einer Doppelseite für jeden Monat. Hier werden fixe Termine, mehrtägige Ereignisse und Geburtstage eingetragen. So kann ich mit einem Blick in meine Monatsübericht sehen, was für den Monat ansteht und, ob in an einem bestimmten Datum Zeit habe. Außerdem habe ich auf dieser Doppelseite eine Spalte mit meinen Monatszielen, die ich allerdings momentan mehr dafür nutze, mir ToDos für künftige Monate aufzuschreiben.

 

Wochenziele

Vor jeder Woche habe ich eine Seite, überschrieben mit "Wochenziele". Hier findet der Hauptprozess meiner Organisation statt, denn hier werden alle Ziele inklusive den ToDos, Aufgaben für meine Projekte und Sonstiges aufgeschrieben. Von hier aus sortiere ich auch meine einzelnen Aufgaben auf den jeweiligen Tag.

 

Tagesübersichten

Jeder Tag hat eine Spalte links mit den Uhrzeiten von 7 bis 18 Uhr und rechts eine freie Spalte. Auf die linke Seite kommen feste Termine und meine Tagesplanung. In der rechten Spalte habe ich kleinere ToDos, wie zum Beispiel "Claudia anrufen", "Thomas zum Geburtstag gratulieren" oder "Rezept nächste Woche besorgen". Was ich gerade neu eingeführt habe: Ich unterteile diese Spalte in "Muss ich heute machen" (z.B. Geburtstage) und "Wenn ich noch Zeit habe". 

 

Projekte

Laminiert

Dieses Element habe ich in diesem Kalender neu eingeführt. Ich habe dieses Jahr meine Ziele in meine "normalen" Ziele und außerdem in Projekte unterteilt. Dabei fallen Projekte nicht unter ein großes Ziel, sondern sind eher kleine, in sich abgeschlossene Baustellen. Dieses Jahr habe ich zum Beispiel als Projekte "Wurmkiste" und "Badrenovierung". Auf meinen Projektseiten habe ich dann alle ToDos und nächsten Schritte, damit ich immer sehe, wo ich gerade stehe und, was als nächstes ansteht.

 

Notizen

Laminiert

Zuletzt gibt es in meinem Kalender einen klassischen Brain Dump. Auf diese Listen kommt also alles, was ich grade nicht in eine andere einsortieren kann oder will. Das können Informationen sein, die ich später mal brauche (z.B. Adressen oder Telefonnummern). Aber genauso gut Ideen, die ich noch nicht ganz einordnen kann, aber auch nicht vergessen will. Wichtig ist bei einem Brain Dump, dass man ihn regelmäßig durcharbeitet, sonst häufen sich nämlich auf Dauer nur wieder die Zettel.

 

 

Fazit

Seit ich mit meinem Kalender arbeite, hat sich mein Arbeitsalltag komplett gewandelt. Ich arbeite fokussierter, konzentrierter und motivierter. Außerdem weiß ich, dass ich immer alles Wichtige bei mir habe, was ich brauche, wenn ich meinen Kalender dabei habe: Eine unglaubliche Entlastung. Und für das Happy End: Ich habe meine Note im zweiten Staatsexamen tatsächlich erheblich verbessert.

 

Falls du dir meinen Kalender übrigens mal direkt ansehen willst, dann schau einfach bei meinen Highlight-Stories auf Instagram vorbei.

 


Wie organisierst du dich? Team Bullet Journal, Filofax oder gekaufter Kalender? Lass mich in den Kommentaren wissen, warum! Oder spielst du jetzt auch mit dem Gedanken, dir einen eigenen Kalender zu erstellen?